Các hàm thời gian trong Excel thông dụng và phổ biến

Các hàm thời gian trong Excel được sử dụng khá nhiều trong công việc. Đặc biệt, nếu bạn là một kế toán, nhân viên văn phòng hay thư ký không thể không biết đến các hàm này. Vậy nên bạn còn chờ đợi gì nữa, hãy cùng digitalfuture cập nhật ngay các hàm thời gian và cách tính thời chênh lệch thời gian trong Excel.

Các hàm thời gian trong Excel – Hàm TIME

Các hàm thời gian trong Excel không hề ít. Mỗi hàm đảm nhiệm một chức năng và vai trò riêng biệt. Việc sử dụng thành thạo các hàm là điều vô cùng tuyệt vời. Thế nhưng nếu không bạn hãy nắm rõ về một số hàm cơ bản và phổ biến nhất. Đầu tiên phải kể đến hàm TIME. 

Công thức: = TIME( hour, minute, second)

Trong đó: Hour được hiểu là giá trị giờ, là một số từ 0 đến 32767; Minute chính là giá trị phút và một số từ 0 đến 32767; Còn Second chính là giá trị  giây, là một số từ 0 đến 32767. Tất cả hour, minute, second đều là tham số bắt buộc.

Hàm NOW

Trả về ngày giờ hiện tại của hệ thống. Tức là khi bạn nhập hàm NOW vào một ô bất kỳ thì giá trị trả về là thời gian của hệ thống máy tính.  Công thức: =NOW().

Hàm HOUR, MINUTE, SECOND

Để trả về giờ, phút, giây trong thời gian tay vì sử dụng các hàm trên bạn phải dùng hàm HOUR, MINUTE, SECOND. Trong đó hàm HOUR trả về giá trị giờ, MINUTE trả về giá trị phút và SECOND trả về giá trị giây.

Về công thức ta có: =HOUR(ô chứa số giờ cần lấy). Công thức này thực hiện tương tự với hàm MINUTE, SECOND.

Cách tính chênh lệch thời gian trong Excel

Tính chênh lệch trừ thời gian trong Excel không hề dễ. Thậm chí với những kế toán lâu năm việc thực hiện tính toán đôi khi cũng gặp không ít khó khăn. Để tính chênh lệch thời gian, bạn có thể áp dụng các công thức sau:

Công thức 1: Trừ thời gian

Công thức trừ thời gian rất đơn giản. Bởi thời gian là số, bạn hoàn toàn có thể thực hiện trừ thời gian. Bằng công thức: =End time – Start time. Tuy nhiên tùy thuộc vào cấu trúc dữ liệu và chênh lệch thời gian chúng ta sẽ có những công thức cụ thể. 

• Áp dụng công thức: =A2-B2. Nhằm mục đích tính độ chênh thời gian giữa hai giá trị trong ô A2 và B2/
• Áp dụng công thức: =TIMEVALUE(“8:30 PM”) – TIMEVALUE(“6:40 AM”) để tính toán thời gian cụ thể. 
• Áp dụng công thức=TIME(HOUR(A2), MINUTE(A2), SECOND(A2)) – TIME(HOUR(B2), MINUTE(B2), SECOND(B2)). Bạn sẽ tính toán được độ chênh thời gian trong ô A2 và B2. Đồng thời không tính chênh lệch giá trị ngày tháng nếu trong ô đã có.

Công thức 2. Tính chênh lệch thời gian bằng hàm TEXT

Tính chênh lệch thời gian bạn đừng bỏ qua hàm TEXT. Hàm sẽ giúp bạn tính chênh lệch thời gian vô cùng chính xác và nhanh chóng.

• Nếu bạn muốn tính chênh lệch giờ giữa hai thời gian áp dụng công thức: =TEXT(B2-A2, “h”)
• Nếu tính chênh lệch giờ và phút giữa hai thời gian khác nhau áp dụng: =TEXT(B2-A2, “h:mm”)
• Riêng tính chênh lệch giờ, phút và giây của hai thời gian khác nhau áp dụng công thức: =TEXT(B2-A2, “h:mm:ss”)

Công thức 3. Tính giờ, phút, giây giữa hai thời gian

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm chênh lệch giờ, phút, giây giữa hai thời gian hãy áp dụng phép tính sau:

Phép tính giờ giữa hai thời gian: =(End time – Start time) * 24. 

Tổng số phút giữa hai thời gian: =(End time – Start time) * 1440

Tổng số giây giữa hai thời gian: =(End time – Start time) * 8640

Tùy thuộc vào bảng dữ liệu cụ thể mà chúng ta có những tham chiếu khác nhau.

Công thức 4. Tính chênh lệch thời gian trong cùng một đơn vị thời gian và bỏ qua các đơn vị khác

Trong trường hợp này bạn sẽ cần áp dụng các công thức sau:

• Tính chênh lệch giờ, nhưng bỏ qua phút và giây có công thức: =HOUR(B2-A2)
• Tính chênh lệch phút và qua giờ và giây có công thức: =MINUTE(B2-A2)
• Tính toán chênh lệch giây và sau đó bỏ qua giờ và phút ta áp dụng công thức:=SECOND(B2-A2)

Công thức 5. Tính thời gian trôi qua kể từ thời gian bắt đầu đến bây giờ

Để tính thời gian trôi qua kể từ thời gian bắt đầu đến bây giờ bạn sẽ phải áp dụng các hàm thời gian trong Excel. Cụ thể là chúng ta sẽ sử dụng hàm NOW. Lấy hàm thời điểm hiện tại trừ đi thời điểm trước đó.

Công thức 6. Hiển thị chênh lệch thời gian “XX days, XX hours, XX minutes and XX seconds”

Bạn muốn tính hiển thị chênh lệch thời gian “XX days, XX hours, XX minutes and XX seconds”. Thật đơn giản, hãy sử dụng các hàm thời gian trong Excel. Bao gồm: hàm HOUR, MINUTE và SECOND nhằm mục đích lấy kết quả thời gian tương ứng. Cuối cùng chúng ta sẽ dùng thêm hàm INT tính toán ra chênh lệch ngày.

>>> Xem thêm: Các hàm excel thường dùng trong quản lý kho các bạn cần biết

Cách tính và hiển thị thời gian âm trong Excel

Đối với trang tính Excel bạn hoàn toàn có thể tính và hiển trị thời gian âm, với các hàm thời gian. Thế nhưng trên thực tế nhiều người lại khá mơ hồ về cách tính này. Chúng ta hãy cùng tham khảo hai phương pháp để hiểu rõ hơn.

Phương pháp 1. Thay đổi hệ thống ngày tháng của Excel thành 1904 date system

Nhiệm vụ đầu tiên của bạn là truy cập vào File > chọn Options > chọn Advanced. Tại đây bạn hãy kéo thanh cuộn xông phần When calculating this workbook. Tất nhiên lúc này hãy đánh dấu vào Use 1904 date system. Tuy nhiên đừng quên ấn lưu để hoành thành quá trình thay đổi.

Phương pháp 2. Tính toán thời gian âm bằng công thức

Bạn được giao nhiệm vụ tính toán thời gian âm bằng công thức. Đừng quá lo lắng hãy áp dụng hai công thức dưới đây để có kết quả chính xác nhất.

• =IF(A2-B2>0, A2-B2, “-” & TEXT(ABS(A2-B2),”h:mm”))
• =IF(A2-B2>0, A2-B2, TEXT(ABS(A2-B2),”-h:mm”))

Cộng/trừ thời gian trong Excel

Để cộng trừ thời gian trong Excel chúng ta làm như thế nào? Những hàm thời gian nào sẽ được sử dụng?

Cộng/trừ giờ vào thời gian cụ thể

Cộng trừ vào thời gian cụ thể ta có công thức: =Start time + TIME(N hours, 0, 0).

Công thức để cộng bất kỳ số giờ nào (dưới/trên 24 giờ)

Áp dụng công thức =Start time + (N hours/24).

Cách cộng/trừ phút vào thời gian cụ thể

Ta chia thành hai trường hợp cụ thể:

• Cộng/trừ dưới 60 phút: Sử dụng hàm TIME cộng trừ số phút mà chúng ta muốn vào tham số thứ 2: =Start time + TIME(0, N minutes, 0).
• Cộng trừ trên 60 phút: Trong phép tính này ta có chia số phút cho 1440 – Đây là số phút trong một ngày cùng với thêm thời gian bắt đầu. Cụ thể hơn: Start time + (N minutes / 1440).

Cách cộng/trừ giây vào thời gian cụ thể

Đối với cách tính cộng trừ giây vào thời gian cụ thể cũng được chia làm hai trường hợp:

• Công thức áp dụng cộng thêm số giây ít hơn 60 vào thời gian cụ thể. Bạn có thể sử dụng hàm TIME: =Start time + TIME(0, 0, N seconds).
• Công thức áp dụng cộng thêm số giây lớn hơn 59. Lúc này ta có công thức: =Start time + (N seconds / 86400).

Trên đây là các hàm thời gian trong Excel thông dụng và phổ biến. Kèm theo đó là các công thức tính chênh lệch thời gian. Nếu bạn còn băn khoăn hãy gửi thắc mắc về cho chúng tôi thông qua bình luận bài đăng hoặc địa chỉ Email. 

>>> Xem thêm: Cú pháp hàm IF và cách dùng – digitalfuture