Trùng lặp dữ liệu trong Excel có thể xảy ra do bạn copy nhiều lần. Việc này sẽ ảnh hưởng đến kết quả tính toán. Vì thế tìm dữ liệu trùng nhau trong cùng 1 Sheet hoặc từ 2 Sheet rất quan trọng. Vậy làm sao để lọc dữ liệu trùng nhau? Hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel – Vlookup sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và triệt để nhất.
Lọc và xóa dữ liệu trùng nhau trong Excel
Thường xuyên làm việc với các bảng tính trong Excel, bạn sẽ đối mặt với tình trạng dữ liệu bị trùng lặp. Lỗi này có thể là do bạn copy nhiều lần mà không để ý. Trùng lặp dữ liệu ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả tính toán trong bảng tính. Với số lượng lớn dữ liệu, nếu bạn không kiểm soát được thì sai kết quả là điều không thể tránh khỏi. Và hậu quả như thế nào thì có lẽ bạn đã đoán được.
Vì vậy tìm kiếm và xóa bỏ các dữ liệu trùng nhau trong Excel là việc làm rất quan trọng. Đặc biệt là khi bạn cần thống kê hàng hóa trong kho với hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng khác nhau. Hoặc thống kê nhân sự của công ty với hàng nghìn người.
Trong Excel, dữ liệu trùng lặp trên 1 Sheet thì đơn giản và dễ giải quyết hơn. Bạn có nhiều cách để lọc dữ liệu như:
- Sử dụng công cụ Remove Duplicate
- Dùng công cụ Conditional Formatting
- Sử dụng chức năng Advanced Filter của Excel
- Dùng Pivot Table
- Lọc dữ liệu bằng Power Query
Tuy nhiên, tìm và loại bỏ dữ liệu trùng nhau trong 2 Sheet khác nhau phức tạp hơn nhiều. Việc này đòi hỏi bạn phải sử dụng đến các hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel. Tiểu biểu là hàm Vlookup. Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về cách lọc dữ liệu trùng nhau bằng hàm Vlookup.
Gợi ý cho bạn hàm tự học Excel miễn phí mới nhất 2022:
Cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel để lọc dữ liệu trên 2 Sheet
Có thể bạn đã nghe nhắc nhiều đến hàm Vlookup. Đây là hàm cơ bản trong Excel và được sử dụng thường xuyên. Hàm này cũng có chức năng tìm kiếm dữ liệu trong file Excel. Vlookup cũng có thể kết hợp với nhiều hàm khác như hàm IF, hàm Left,…để xử lý dữ liệu. Hàm này sẽ phát huy tính năng mạnh mẽ trong việc lọc dữ liệu trùng nhau ở 2 Sheet.
Các dùng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel – hàm Vlookup
Chẳng hạn chúng ta có 2 bảng dữ liệu dưới đây. Trong đó Sheet 2 là dữ liệu chính, Sheet 1 là cột tên và được sử dụng để lọc dữ liệu trùng nhau. Chúng ta sẽ thực hiện các bước lọc dữ liệu như sau:
Bước 1: Tại Sheet 1, trên thanh công cụ bạn chọn tab Formulas. Sau đó chọn Insert Function.
Bước 2:
Hộp thoại Insert Function sẽ xuất hiện, bạn tìm nhóm Lookup & Reference trong phần Or select a category . Một danh sách các hàm tìm kiếm sẽ hiện ra. Bạn kéo xuống phía dưới và chọn hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel – hàm Vlookup. Sau đó nhấn OK.
Bước 3:
Hộp thoại Function Arguments hiện ra. Trong mục Lookup_value, bạn chọn Sheet 1. Sau đó nhấn chuột vào ô C3 trong Sheet 1. Lúc này trong mục Lookup_value sẽ có Sheet1!C3..
Tại mục Table_array , bạn chọn Sheet2 . Sau đó chọn tất cả vùng dữ liệu cần kiểm tra dữ liệu trùng nhau. Sheet2!C2:E11 sẽ xuất hiện tại Table_array .
Muốn kiểm tra dữ liệu, bạn cần cố định vùng chọn. Lúc này mục Table_array sẽ là Sheet2!$C$2:$E$11 .
Trong phần Col_index_num nhập vị trí cột là 1. Tại Range_lookup nhập 0. Sau đó nhấn OK
Bước 4:
Kéo dữ liệu từ ô đầu tiên xuống ô còn lại. Tên của những người trùng trong bảng sẽ được hiện ra. Ô nào không có dữ liệu trùng sẽ hiện #N/A.
Bước 5:
Như vậy chúng ta đã lọc được dữ liệu bằng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel- Hàm Vlookup.
Kết hợp các hàm IF, ISNA và hàm Vlookup để loại bỏ lỗi #NA.
Ở phần trên, bạn đã thấy những ô nào trong cột kiểm tra dữ liệu không có dữ liệu trùng nhau sẽ xuất hiện lỗi #NA. Chúng ta sẽ sử dụng hàm IF và hàm ISNA để kiếm tra và loại bỏ lỗi này.
Nếu trong cột có dữ liệ #NA thì hàm ISNA sẽ cho kết quả TRUE và ngược lại. Hàm IF có chức năng kiểm tra điều kiện. Giá thị trả về sẽ theo bạn chỉ định.
Bước 1:
Tại Sheet 1 bạn tạo thêm cột Kết Quả. Cột này được dùng để so sánh với cột Kiểm Tra.
Trong ô đầu tiên của cột “Kết Quả” bạn nhập vào công thức như hình.
Hàm ISNA sẽ có chức năng kiểm tra giá trị hàm Vlookup. Nếu hàm Vlookup cho kết quả lỗi #NA thì hàm ISNA cho kết quả là TRUE. Trong khi đó hàm IF trả về giá trị Không.
Trường hợp hàm Vlookup cho kết quả cụ thể, hàm ISNA sẽ cho kết quả FALSE. Lúc này hàm IF trả kết quả là “Trùng”.
Bước 2:
Các bạn thấy cột Kết Quả sẽ có ô đầu tiên là Trùng. Kéo xuống những ô còn lại các giá trị thông báo sẽ xuất hiện.
Bước 3:
Với các bước trên bãn đã có bảng kết quả Trùng và Không. Sau đó bạn có thể xóa bỏ cột Kiểm Tra. Điều này sẽ giúp bảng dữ liệu gọn gàng, đẹp mắt và khoa học hơn.
Có thể bạn sẽ cần:
Đây là tổng hợp khóa học excel miễn phí tốt nhất mà mình đã tìm kiếm trong quá trình mình học tập, hi vọng với những hàm này sẽ giúp tất cả các bạn tiến bộ hơn
Với những bước hướng dẫn cụ thể như trên, chắc chắn bạn đã biết cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel bằng hàm Vlookup. Tuy nhiên bạn nên kết hợp sử dụng hàm IF và hàm ISNA để lọc bỏ lỗi #NA. Như vậy bảng dữ liệu Excel của chúng ta sẽ khoa học và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Chúc bạn luôn thành công!
>>> Xem ngay: Bạn hiểu được bao nhiêu về hàm dò tìm ký tự trong Excel? – digitalfuture
>>> Xem ngay: Khám phá hàm ghép 2 cột trong Excel không mất dữ liệu – digitalfuture
