Các hàm excel thường dùng trong quản lý kho các bạn cần biết

Lưu ý một số vấn đề khi sử dụng 

Thành thạo và sử dụng có hiệu quả Excel là điều mà chúng ta cần chú ý. Bởi đây là ứng được sử dụng hầu hết trong cách ngành nghề, đặc biệt là kế toán kho. Excel sẽ mang đến những lợi ích không nhỏ cho kế toán kho. Bởi vậy, không có lý do gì để một kế toán kho như bạn không nắm rõ các hàm Excel thường dùng trong quản lý kho.

Tại sao các kế toán viên cần sử dụng các hàm excel trong kế toán kho?

Công việc của một kế toán kho luôn yêu cầu nhanh nhẹn, tập trung, tính chính xác cao. Chỉ cần bạn lơ là một chút có thể để lại những hậu quả nghiêm trọng. Đặc biệt là trong khâu tính toán, xuất hóa đơn, lập bảng biểu trên Excel. Tuy nhiên để sử dụng Excel phục vụ trong công việc các kế toán viên phải hiểu về các hàm Excel thường dùng trong quản lý kho.

cac-ham-Excel-dung-trong-quan-ly
Là kế toán nhất định phải biết các hàm Excel thường dùng trong quản lý kho.

Một khi đã nắm được các hàm kế toán viên sẽ dễ dàng tính toán, thực hiện tốt công việc của mình. Hơn hết hiệu quả công việc đạt được ở mức cao. Chứng từ, hóa đơn và các con số đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Hơn hết, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong công việc. 

Trong khi chúng ta biết rằng công việc của một kế toán kho vô cùng bận rộn và vất vả. Tất cả mọi thứ đều liên quan đến các con số và quyết định đến nhiều bộ phận khác. Nói chung công việc của một kế toán kho rất quan trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển của toàn doanh nghiệp cửa hàng. Từ đó tính chính xác cả các con số cần được đảm bảo. Và để làm được điều đó thì chúng ta luôn cần đến các hàm chuyên dụng đối với lĩnh vực quản lý kho.

Các hàm excel thường dùng trong quản lý kho

Trên thực tế sử dụng thành thạo các hàm Excel thường dùng trong quản lý kho mang đến rất nhiều lợi ích. Vậy đã bao giờ bạn tự hỏi các hàm đó là những hàm nào chưa? 

Hàm tìm kiếm

Hàm tìm kiếm được sử dụng thường xuyên đối với một kế toán kho nói riêng và kế toán nói chung. Hàm tìm kiếm được sử dụng với mục đích tìm kiếm trả về tên đơn hàng, mã máy vi tính,… hay các thông số đối với khách hàng, người mua hàng,… Hàm tìm kiếm bao gồm hàm VLOOKUP và hàm HLOOKUP. 

cac-ham-Excel-dung-trong-quan-ly-01
Mỗi hàm đảm nhiệm một vai trò riêng

Trong đó, hàm VLOOKUP giúp chúng ta tìm kiếm và tham chiếu đến các dữ liệu cột. Công thức hàm: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]). Riêng với hàm HLOOKUP tham chiếu giúp chúng ta tìm kiếm giá trị ở cột hàng ngang. Công thức hàm: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,[range_lookup]).

Hàm điều kiện IF

Hàm IF Là hàm cũng hay dùng trong kế toán kho.  Được biết hàm IF trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng và trả về giá trị 2 khi điều kiện sai. Hàm IF thường được kế toán kho lập bảng biểu quản lý hàng hóa xuất nhập. Về cú pháp:   IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) hoặc =IF(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).

Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF

Hàm SUMIF được dùng để tính tổng trong Excel. Và đối với một kế toán kho thì đây là hàm được sử dụng nhiều nhất. Hàm trả về các giá tổng của các ô cần tính. Tuy nhiên tổng này phải thỏa mãn các vùng điều kiện đưa ra. Về cú pháp và công thức hàm SUMIF như sau: =SUMIF(range,criteria,[sum_range]); =UMIF(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng.

Hàm LEFT

Trong Excel, hàm LEFT được dùng nhằm mục đích để lấy các ký tự từ phía bên trái của một chuỗi văn bản. Công thức hàm LEFT như sau: =LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy).

Hàm LEN

Hàm LEN có công dụng đếm tổng số ký tự. Hoặc gọi là chiều dài của chuỗi ký tự trong ô. Công thức: =LEN(ô chứa chuỗi cần đếm). Ngoài ra, bạn cũng cần biết rằng hàm LEN có khả năng đếm tổng chữ cái, chữ số và khoảng trắng.

Hàm SUBTOTAL

Hàm được dùng với mục đích tính toán ở một nhóm con trong một danh sách hoặc là bảng dữ liệu. Tùy thuộc vào các phép tính mà người dùng chọn trong đối số. Công thức hàm  SUBTOTAL; = SUBTOTAL(Đối số cần tính).

Những lưu ý khi sử dụng hàm trong kế toán kho

Nhân viên kế toán kho không thể làm việc trên Excel mà không dùng đến các hàm. Như đã tìm hiểu, có một số hàm thông dụng sẽ thường xuyên được sử dụng đối với một kế toán kho. Về công dụng, công thức của các hàm chúng ta đã nắm rõ. Thế nhưng buộc người dùng cần phải hiểu, trong trường hợp nào thì sử dụng công thức nay hay công thức khác. Vì việc áp dụng sai công thức có thể không cho kết quả, hay kết quả không chính xác.

Lưu ý một số vấn đề khi sử dụng 
Lưu ý một số vấn đề khi sử dụng

Người dùng cần bám sát vào công thức và nhập đúng công thức. Chỉ cần sai một ký tự kết quả sẽ không ra, lúc này trên màn hình máy tính của bạn sẽ báo lỗi. Thế nên, đừng bao giờ lơ là trong việc kiểm tra lại công thức. Có thể việc này hơi mất thời gian những nhất định phải thực hiện.

Nếu bạn không nhớ công thức, hãy ghi ra một tờ giấy nhớ và dán tại góc làm việc. Trong trường hợp cần dùng đến bạn hãy ngước mắt lên. Tất cả mọi thông tin đều có ở trong tầm tay. Từ đó, công việc sẽ đạt được hiệu quả cao, đảm bảo tính chính xác mà chính bản thân bạn cũng không mệt mỏi.

Như vậy chúng ta vừa tìm hiểu về các hàm excel thường dùng trong quản lý kho. Bạn còn chờ gì nữa hãy ghi nhớ và áp dụng. Hoặc để chắc chắn hơn hãy Note ra nhanh một quyển sổ tay để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì.

>>> Xem thêm: Cú pháp hàm IF và cách dùng – digitalfuture
>>> Xem thêm: Hàm VLOOKUP là gì? – digitalfuture

You might also like