Hàm dò tìm ký tự trong Excel được ứng dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Chúng giúp kế toán có thể tìm kiếm, tính toán dữ liệu nhanh chóng và chuẩn xác. Các hàm đã được định sẵn công thức trong Excel. Bạn chỉ cần lôi chúng ra dùng mà thôi. Trong lĩnh vực kế toán, hành chính có lẽ đội ngũ nhân viên đã nắm trọn vẹn trong tay những hàm này.
Hàm dò tìm ký tự trong Excel – Hàm FIND
Hàm FIND trong Excel được dùng nhằm mục đích trả lại vị trí của 1 ký tự hoặc trả về chuỗi phụ có ở 1 chuỗi văn bản.
Cấu trúc của hàm
Để ứng dụng hàm FIND tốt nhất, bạn cần nắm vững cấu trúc như sau:
FIND (find_text, within_text, [start_num])
Trong đó:
- 2 đối số ở vị trí đầu là bắt buộc, còn cái cuối sẽ là tùy chọn.
- Find_text – ký tự hoặc chuỗi phụ bạn có nhu cầu tìm.
- Within_text – chuỗi văn bản được tìm ra. Thực tế, nó được xem như 1 ô tham chiếu. Tuy nhiên bạn cũng có thể trực tiếp nhập chuỗi vào công thức.
- Start_num – một đối số tùy chọn xác định vị trí của ký tự mà bạn khởi đầu tìm kiếm. Trong tình huống không nhập, Excel sẽ rà soát ký tự đầu tiên của chuỗi Within_text.
Ở một số tình huống hàm FIND không tìm ra ký tự find_text, Excel sẽ hiện kết quả là lỗi #VALUE!.
Bạn có thể nhìn rõ trong ví dụ dưới. Khi bạn gõ công thức =FIND(“d”, “find”) kết quả về 4. Nhưng Khi gõ =FIND(“a”, “find”) thì kết quả lại về trả về #Value!
Một số vấn đề lưu ý
Để có thể áp dụng thành thạo và hiệu quả của hàm dò tìm ký tự trong Excel FIND, bạn cần ghi nhớ một số vấn đề sau:
- Hàm FIND nhận diện chữ hoa chữ thường .
- Hàm FIND trong Excel không được dùng ký tự khác để thay thế.
- Trường hợp đối số find_text có nhiều ký tự, hàm FIND sẽ cho kết quả về vị trí của ký tự hàng đầu. Chẳng hạn công thức FIND (“ap”, “happy”) kết quả về 2 vì “a” là ký tự thứ 2 ở từ ” happy”.
- Ở phần within_text có nhiều lần hiển thị của tệp tin find_text, lần xuất hiện thứ 1 sẽ được trả về. Ví dụ, FIND (“l”, “hello”) kết quả là 3, là thứ tự của chữ “l” thứ 1 có ở từ “hello”.
- Với find_text là 1 chuỗi trống “”, công thức FIND Excel kết quả ký tự thứ 1 trong chuỗi tìm kiếm.
Hàm FIND của Excel cho kết quả #VALUE! trong trường hợp:
- Find_text không có ở within_text.
- Start_num có nhiều ký tự > within_text.
- Start_num là 0 (không) hoặc 1 số âm.
Hàm dò tìm ký tự trong Excel – Hàm SEARCH trong Excel
Hàm SEARCH trong Excel khá tương tự so với hàm FIND. Chúng cũng cho kết quả về vị trí của 1 chuỗi phụ nằm ở 1 chuỗi văn bản. Cấu trúc của hàm như sau:
SEARCH (find_text, within_text, [start_num])
Tuy nhiên, ở hàm Search là chúng không có sự nhận diện giữa chữ hoa và chữ thường. Điều này khá khác biệt so với hàm Find. Điều này nghĩa là bạn có thể dùng các ký tự đó để thay thế cho nhau.
Một vài công thức phổ biến của SEARCH:
- =SEARCH(“market”, “supermarket”). Kết quả hiển thị là 6 vì chuỗi “market ” xuất phát điểm ký tự thứ 6 trong từ “supermarket”.
- =SEARCH(“e”, “Excel”) kết quả là 1 vì “e” là ký tự hàng đầu ở từ “Excel”, kể cả E hoa
Tương tự như hàm FIND, hàm SEARCH của Excel sẽ cho kết quả về #VALUE! Trong trường hợp:
- Không thể tìm ra giá trị đối số find_text.
- Đối số start_num > độ dài within_text.
- Start_num ≤ 0
So sánh FIND với SEARCH
Như đã phân tích ở trên, giữa hai hàm dò tìm ký tự trong Excel Find và Search có nhiều nét tương đồng. Mặc dù có nhiều điểm chung, nhưng chúng vẫn có nhiều sự khác biệt:
- FIND có sự nhận diện chữ Hoa, SEARCH thì không.
Trong khi hàm Find thì có sự nhận diện giữa chữ Hoa và chữ thường, thì hàm Search thì không. Điều này chứng tỏ nét khác biệt khá cơ bản.
Ví dụ:
SEARCH (“e”, “Excel”) kết quả là 1 vì nó nhận “E” hoa. Còn hàm FIND (“e”, “Excel”) kết quả là 4 vì nó phân biệt giữa E với e.
- Search ký tự thay thế
Hàm Find không cho phép dùng ký tự thay thế với đối số find_text thì hàm Search lại hoàn toàn đồng ý.
- Dấu chấm hỏi (?) đại diện cho 1 ký tự.
- Dấu hoa thị (*) đại diện cho bất kỳ 1 chuỗi ký tự nào.
Điều này được chứng minh qua ví dụ dưới đây:
Ở hình dưới, công thức SEARCH (“function*2013”, A2) cho kết quả là ký tự thứ 1 (“f”) ở chuỗi phụ. Ở chuỗi văn bản này có nói trong trong within_text gồm “function ” Và “2013”. Bạn có thể nhận thấy cho dù có bao nhiêu ký tự nằm giữa cũng sẽ như vậy.
Bạn nên nhớ, để có thể tìm một dấu hỏi (?) hay dấu sao thay thế. Bạn chỉ cần gõ một dấu ngã (~) ở ngay phía trước ký tự tương ứng.
Một số ví dụ về công thức FIND và SEARCH
Sau khi tìm hiểu chi tiết về hàm dò ký tự trong Excel, bạn cần vận dụng chúng vào thực tiễn. Như vậy, bạn mới có thể nắm bắt quy luật của hàm. Các hàm này thường được dùng kết hợp với hàm khác như MID, LEFT hoặc RIGHT
Ví dụ 1. Tìm 1 chuỗi trước hoặc theo sau 1 ký tự nhất định
Trong ví dụ này, bạn sẽ nắm được cách tìm và trích toàn bộ ký tự ở 1 chuỗi văn bản bên trái hay phải của 1 ký tự cụ thể.
Cột A đại diện Họ và tên. Bạn cần kéo chúng đến một cột riêng. Để trích ra tên, bạn cần dùng hàm FIND (hoặc SEARCH) liên kết với hàm LEFT:
Công thức là:
=LEFT(A2, FIND(” “, A2)-1)
Hay:
=LEFT(A2, SEARCH(” “, A2)-1)
Hàm Excel LEFT sẽ cho kết quả về ký tự vị trí từ trái vào trong của 1 chuỗi. Bạn dùng hàm FIND để tìm vị trí trắng (“”) nhằm cho phép LEFT hiểu được số ký tự được trích xuất. Từ đây, bạn -1 từ vị trí khoảng trắng. Điều này cho thấy, bạn không có nhu cầu giá trị trả về có khoảng trắng.
Để trích phần HỌ, bạn nên kết hợp một số hàm RIGHT, FIND / SEARCH và LEN. Hàm Len cho bạn có trong tay tổng số ký tự ở chuỗi. Từ đây, bạn có thể loại bỏ vị trí khoảng trắng.
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(” “,A2))
Hay
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(” “,A2))
Ví dụ 2. Tìm sự xuất hiện thứ N của 1 ký tự nhất định ở 1 chuỗi văn bản
Trong ví dụ này, bạn đã sở hữu một vài chuỗi văn bản ở cột A. Đó có thể là danh sách SKU. Lúc này, bạn cần tìm ra vị trí dấu gạch thứ 2 (-) ở 1 chuỗi. Công thức sẽ là:
=FIND(“-“, A2, FIND(“-“,A2)+1)
Đối số ở 2 vị trí đầu được hiển thị qua dấu gạch ngang (“-“) ở ô A2. Số thứ ba (start_num), bạn bổ sung 1 hàm FIND để Excel thực hiện việc rà soát lần 2 của sự hiện diện dấu gạch ngang: (FIND ( “-“, A2) +1).
Để cho ra kết quả sự hiện diện lần thứ ba, bạn thêm công thức trên trong đối số start_num tại hàm FIND khác. Tiếp đến, bạn bổ sung 2 vào giá trị trả về:
=FIND(“-“,A2, FIND(“-“, A2, FIND(“-“,A2)+1) +2)
Như vậy qua các ví dụ minh họa trên, bạn đã bỏ túi được kiến thức cơ bản về hàm dò tìm ký tự trong Excel. Nhắc đến hàm dò tìm, chúng ta không thể không nhắc hàm FIND và hàm SEARCH. Đây là 2 công cụ tuyệt vời được dùng phổ biến trong lĩnh vực nhân sự và kế toán.
>>> Xem thêm: Khám phá hàm ghép 2 cột trong Excel không mất dữ liệu – digitalfuture
>>> Xem thêm: Hàm Text trong Excel và những ứng dụng không thể bỏ qua – digitalfuture
