Trong sử dụng Excel ngoài việc tính các giá trị thì bạn còn phải đếm các giá trị. Để làm được điều này bạn sẽ cần sử dụng các hàm đếm trong Excel. Trong đó hàm COUNT và COUNTA là hai hàm đếm cơ bản nhất mà bất kỳ ai cũng cần phải nắm rõ.
Hàm đếm trong Excel – Hàm COUNT đếm các ô có số
Hàm đếm trong Excel khá đa dạng, được ứng dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Trong đó, nếu sử dụng hàm COUNT bạn có thể đếm được các ô có giá trị số. Ta có cú pháp hàm COUNT như sau:
COUNT(giá trị1, [giá trị2], …)
Trong đó bạn cần nắm được, giá trị1, giá trị2,… chính là các tham chiếu ô hoặc các một dãy nào đó mà bạn muốn đếm các ô bằng những con số. Các phiên bản Excel ngày nay mà chúng ta sử dụng chức năng đếm COUNT chấp nhận 255 đối số. Ví dụ: Excel 2013, Excel 2010, Excel 2016 và Excel 2007. Đối với các phiên bản trước kia người dùng chỉ có thể cung cấp tới 20 “giá trị”.
Ví dụ: công thức sau trả về tổng số ô số trong dãy A2:A10, ta có công thức như sau: =COUNT(A2:A10).
Trong quá trình làm việc, chắc hẳn chúng ta ai cũng nắm được vai trò của Excel đối với cuộc sống. Đặc biệt, là các hàm đếm trong Excel đóng góp rất to lớn. Hàm đếm không chỉ được dân kế toán sử dụng nhiều. Ngay như chị em văn phòng, thư ký, hay bất kỳ công việc nào cũng cần sử dụng đến hàm đếm.
Hãy thử hình dung việc bạn ngôi và đếm từng ô dữ liệu sẽ mất thời gian như thế nào. Chưa kể việc bạn đếm thủ công có thể không đảm bảo tính chính xác. Trong công việc của một kế toán, thư ký, hay quản lý kho các số liệu đưa lên phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
Qua đó, chúng ta một lần nữa có thể khẳng định được vai trò rất lớn của các hàm đếm trong Excel. Thế nhưng để sử dụng hàm đếm hiệu quả bạn sẽ cần ghi nhớ một số vấn đề nho nhỏ.
Sử dụng hàm COUNT trong Excel – Những điều cần nhớ
Sử dụng hàm COUNT đơn giản, nhưng mang đến hiệu quả công việc như mong đợi. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng hàm để đảm bảo tính chính xác bạn cần ghi nhớ một số vấn đề. Vậy những điều chúng ta cần ghi nhớ ở đây là gì?
- Hàm COUNT chấp nhận tham số cần đếm bao gồm: các số, ngày tháng hoặc viết dưới dạng văn bản của số.
- Đối với các giá trị logic và số dưới dạng văn bản nhưng bạn mang nhập trực tiếp vào danh sách các tham số trong hàm COUNT sẽ được đếm.
- Trên thực tế các tham số có thể chứa hay tham chiếu đến nhiều kiểu dữ liệu khác nhau. Thế nhưng hàm COUNT luôn luôn đếm số mà thôi.
- Đếm số ô trong dải không tính ô để trống chúng ta sẽ cần dùng đến hàm COUNTA trong Excel
- COUNTIF hoặc COUNTIFS dùng để đếm những số thỏa mãn tiêu chí nhất định.
- Hàm Excel COUNTA có chức năng đếm các ô có chứa giá trị
Trong quá trình sử dụng các hàm đếm bạn cần phải nhớ công thức từng hàm. Bởi việc nhớ sai công thức sẽ không cho kết quả chính xác. Hoặc sau khi nhập công thức kết quả báo lỗi. Ngoài ra, bạn hãy sử dụng phiên bản Excel mới nhất để sử dụng các hàm hiệu quả và dễ dàng hơn. Tại một số phiên bản cũ có một số hàm không được hỗ trợ.
Hàm Excel COUNTIF – Đếm các ô đáp ứng điều kiện cho sẵn
Bạn có biết hàm COUNTIF được dùng để làm gì không? Đó chính là việc đếm các ô đáp ứng được một tiêu chí. Bên cạnh đó, cú pháp hàm COUNTIF bắt buộc phải có 2 đối số. Về cú pháp hàm như sau:
=COUNTIF(range, criteria)
Tại đối số đầu tiên người dùng phải xác định một phạm vi mà bạn muốn đếm. Và tại tham số còn lại bạn cần chỉ định điều kiện phải đáp ứng.
Ví dụ: Đếm trong phạm vi A2:A15 có bao nhiêu ô là “Apples”. Lúc này chúng ta sẽ có công thức đếm với hàm COUNTIF như sau: =COUNTIF(A2:A15, “apples”).
Hàm Excel COUNTIFS – Đếm ô phù hợp với một số tiêu chí
Đối với hàm COUNTIFS bạn có thể đếm được nhiều ô với nhiều tiêu chí điều kiện khác nhau. Bởi vậy trên thực tế thường xuyên được sử dụng trong công việc. Tuy nhiên để đảm bảo ra kết quả chính xác bạn đừng quên nhớ cú pháp để xác định công nhưng có thật đúng.
=COUNTIFS(criteria_range1, range1, [criteria_rang2, range2] …)
Trong đó, criteria là điều kiện mà ta đặt ra để lấy kết quả. Và range1, 2,… chính là vùng điều kiện mà ta muốn thống kê muốn đếm. Hàm COUNTIF đã có sẵn trong các phiên bản Excel phổ biến, ví dụ: 2010, 2013 và 2016. Để hiểu hơn về hàm COUNTIF ta xét ví dụ sau:
Ví dụ: Hãy đếm xem có bao nhiêu “apples” (cột A) có thu nhập 200 đô la. Đồng thời doanh số bán hàng nhiều hơn cột B. Lúc này bạn sẽ phải sử dụng hàm COUNTIFS, vì ở đây ví dụ đưa ra nhiều điều kiện khác nhau. Công thức đúng lúc này là:
=COUNTIFS(A2:A15,”apples”, B2:B15,”>=200″)
Như vậy chúng ta vừa tìm hiểu về một số hàm đếm trong Excel, cũng như cách sử dụng các hàm sao cho hiệu quả. Dễ thấy rằng mỗi hàm sẽ được dùng tương ứng một trường hợp khác nhau. Nhiệm vụ của bạn hãy xác định khi nào cần sử dụng hàm COUNT, hay COUNTA,…
>>> Xem thêm: Cú pháp hàm nhân trong Excel (hàm PRODUCT) – digitalfuture
>>> Xem thêm: Các hàm trong Excel cơ bản – Hàm đếm và tính tổng – digitalfuture
