Excel là một trong những công cụ hỗ trợ làm việc vô cùng hiệu quả. Dù bạn không thường xuyên làm việc trên Excel, thế nhưng điều đó không có nghĩa bạn bỏ qua việc cập nhật các hàm trong Excel cơ bản nhất.
Hãy nhớ rằng cuộc sống luôn chuyển động, công việc của bạn có thể bị thay đổi. Vậy thì ngay hôm nay hãy cập nhật cho mình một vài hàm trong Excel được https://digitalfuture.vn/ tổng hợp nhé.
Các hàm trong Excel cơ bản – Hàm đếm và tính tổng
Trên thực tế làm việc với Excel mang đến rất nhiều lợi ích khác nhau. Nếu không có Excel công việc của bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Các hàm trong Excel được sử dụng nhiều nhất và cơ bản nhất chúng ta phải kể đến hàm đếm và tính tổng. Cụ thể hơn:
Hàm đếm COUNT
Bạn đã từng ngồi đếm từng ô dữ liệu chưa? Nếu bạn không biết đến các hàm trong Excel thì điều này chắc chắn sẽ xảy ra. Vậy không có lý do gì mà bạn không biết đến hàm đếm COUNT. Tuy nhiên với một bảng tính cơ sở dữ liệu khổng lồ thì việc đếm thủ công của bạn quả là một thách thức.
Thế nhưng vấn đề hoàn toàn được giải quyết khi bạn biết đến hàm đếm COUNT. Hàm có khả năng đếm tất cả các cơ sở dữ liệu. Về cách sử dụng hàm COUNT thì vô cùng đơn giản. Ví dụ ban cần đếm từ ô B1 đến B10 hãy gõ =COUNT(B1:B10). Như vậy là bạn đã thực hiện xong việc đếm dữ liệu.
Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể
Trên thực tế, đôi khi chúng ta không phải chỉ đơn thuần là đếm dữ liệu. Thay vào đó là đếm dữ liệu có điều kiện. Ví dụ lớn hơn 9, nhỏ hơn 3,… đây được xem là đếm dữ liệu có điều kiện. Và lúc này chúng ta phải sử dụng các hàm đếm với điều kiện cụ thể.
Hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện
Bên cạnh đó, hàm đếm có điều kiện cụ thể lại bao gồm nhiều điều kiện khác nhau, thay vì có một điều kiện như trên. Ví dụ đếm dữ liệu: green và lớn hơn 9. Lúc này bạn sẽ phải sử dụng hàm COUNTIFS.
Bạn lưu ý nhé, các hàm này không hề giống nhau. Hàm đếm với điều kiện cụ thể là COUNTIF và nhiều điều kiện là COUNTIFS. Trong khi hàm đếm thông thường là COUNT.
Hàm tính tổng SUM
Chắc hẳn bạn còn nhớ bài học đầu tiên bạn được học về Excel chính là hàm tính tổng với các phép tính thông thường. hàm sẽ giúp bạn cộng những con số dài ở các cột lại với nhau.
Ví dụ bạn muộn cộng con số tại ô A2 và B2 để tính tổng dữ liệu nào đó. Sau đó hiển thị kết quả tại ô B3. Lúc này bạn hãy di chuyển đến ô B3 và nhập hàm =SUM.
Tiếp theo bạn dùng phím Ctrl kết hợp thao tác nhấn chuột chọn tại ô A2 và B2. Cuối cùng bạn chỉ cần ấn phím Enter là đã hoàn thành quá trình tính tổng với hàm SUM. Đương nhiên sau khi tính, kết quả sẽ hiển thị tại ô B3 mà bạn mong muốn. Ngoài ra bạn cũng có thể tính tổng với nhiều ô bằng thao tác tương tự như trên.
Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện
Trong quá trình làm việc đôi khi việc tính tổng lại kèm theo điều kiện khác nhau. Ví dụ lớn hơn 9. Và lúc này bạn cần phải sử dụng hàm SUMIF với hai số đối. Bên cạnh đó, còn có hàm SUMIF tức là tính tổng với nhiều điều kiện.
HÀM LOGIC
Nhắc đến các hàm trong Excel cơ bản, chúng ta sẽ nghĩ ngay đến hàm LOGIC. Đây là các hàm có độ khó tương đối khi bạn mới làm quen. Thế nhưng trong quá trình làm việc thì bạn sẽ thấy đây là hàm vô cùng hữu ích.
Hàm IF
Hàm IF thuộc nhóm hàm LOGIC. Hàm IF có khả năng giúp bạn kiểm tra điều kiện có đáp ứng không. Trong trường hợp điều kiện đúng sẽ trả về giá trị đúng và điều kiện sai sẽ trả về giá trị sai. Công thức của hàm IF như sau: =IF(điều kiện,“giá trị đúng”,“giá trị sai”.
Tuy nhiên đối với những tính toán có nhiều điều kiện thì công thức trên sẽ không thể đáp ứng. Thay vào đó bạn sẽ phải dùng hàm IF lồng. Về cách sử dụng hàm IF lồng khá đơn giản. Bạn hãy thực hiện nhiều lần để ghi nhớ và tránh bị nhầm lẫn.
Hàm AND
Khi làm việc với Excel bạn sẽ phải sử dụng thường xuyên đến hàm AND. Được biết hàm AND trả về giá trị đúng khi các điều kiện được thỏa mãn. Nhưng sẽ là giá trị sai khi một trong những điều kiện đưa ra là sai. Công thứ hàm AND được viết như sau: Công thức =IF(AND(điều kiện),“giá trị đúng” và “giá trị sai).
Hàm OR
Bạn có biết hàm OR ngược lại hoàn toàn với hàm AND. Hàm OR sẽ trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào đó đúng. Tuy nhiên hàm OR lại trả về giá trị sai nếu tất cả các điều kiện không được đáp ứng.
Hàm IF lồng nhau
Như bạn đã biết, đôi khi việc tính toán với cơ sở dữ liệu có rất nhiều điều kiện khác nhau. Bởi vậy việc sử dụng hàm IF thông thường sẽ không cho ra kết quả. Lúc này bạn sẽ phải sử dụng đến hàm IF lồng nhau.
Trong quá trình thực hiện, giá trị sai sẽ thay thế bằng một hàm IF khác. Thao tác này nhằm mục đích thực hiện thêm một lần kiểm tra. Ta có ví dụ về hàm IF lồng nhau:
=IF(A1=1,“Bad”,IF(A1=2,“Good”,IF(A1=3,“Excellent”, “No Valid Score”)))
Hàm NGÀY THÁNG NĂM
Hàm NGÀY THÁNG NĂM được chia thành các loại hàm khác nhau. Mỗi hàm sử dụng trong những trường hợp cụ thể nhằm mục đích riêng. Vậy hàm NGÀY THÁNG NĂM có những loại hàm nào?
Hàm YEAR, MONTH, DAY
Hàm YEAR, MONTH, DAY trong đó: DAY – Hàm nhằm mục đích xác định ngày trong 1 chuỗi ngày/tháng/năm; MONTH – Giúp xác định tháng trong một chuỗi ngày/tháng/năm; YEAR sẽ giúp bạn xác định năm trong một chuỗi ngày/tháng/năm bất kỳ.
Hàm DATE
Hàm DATE cũng là loại hàm nằm trong hàm YEAR, MONTH, DAY. Hàm sử dụng nhằm mục đích xác định ngày/tháng/năm qua các thông số rời rạc về ngày, tháng, năm trong cơ sở dữ liệu cần làm việc.
Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống
Trong quá trình làm việc với cơ sở dữ liệu bạn có thể muốn nhập thời gian hiện tại vào bảng tính. Lúc này bạn sẽ cần đến hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống. Đầu tiên bạn sẽ cần di chuyển chuột đến một ô bất kỳ hoặc cần phải nhập thời gian hệ thống.
Sau đó bạn nhập =NOW(). Có một điều đặc biệt là trong dấu ngoặc tròn sẽ không yêu cầu bất kỳ một tham chiếu nào.
Hàm HOUR, MINUTE, SECOND
Làm việc với bảng tính sẽ có rất nhiều lần bạn muốn kết quả trả về giờ, phút, giây trong thời gian? Và lúc này bạn đang băn khoăn sử dụng hàm nào? Thật đơn giản, hàm HOUR, MINUTE, SECOND sẽ giúp bạn làm được điều đó.
Công thức thực hiện hàm =HOUR(ô chứa số giờ cần lấy); =MINUTE(ô chứa số phút cần lấy); =SECOND(ô chứa số giây cần lấy).
Hàm TIME
Hàm TIME cũng khá giống với hàm DATE như chúng ta vừa tìm hiểu. Hàm được dùng nhằm mục đích để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu. Công thức thực hiện hàm như sau: =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm).
Hàm làm việc với chuỗi văn bản
Đôi khi cơ sở dữ liệu của bạn không phải là con số mà có liên quan đến văn bản. vậy lúc này chúng ta sẽ sử dụng những hàm nào? Đương nhiên phải là hàm làm việc với chuỗi văn bản và đây là các hàm trong Excel rất hay được sử dụng.
Nối chuỗi văn bản
Nối chuỗi văn bản chúng ta cần làm gì? Nhiệm vụ của bạn sẽ là sử dụng ký tự &. Đồng thời nếu muốn chèn thêm dấu cách sẽ cần dùng ” “. Cụ thể hơn: mở ngoặc kép, cách, đóng ngoặc kép.
Hàm LEFT
Hàm dùng để lấy các ký tự bên trái của một chuỗi văn bản. Ta có công thức cụ thể : =LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy).
Hàm RIGHT
Ngược lại với hàm LEFT, hàm RIGHT sử dụng khi cần lấy ký tự căn bản từ chuỗi nhưng bắt đầu từ bên phải. Về công thức ta có: =RIGHT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy).
Hàm MID
Công thức sử dụng hàm: =MID(ô chứa chuỗi cần lấy, vị trí lấy, số ký tự cần lấy). Điều đó có nghĩa, hàm sẽ lấy số ký tự bắt đầu từ bên trái sang.
Hàm LEN
Để đếm tổng số ký tự, hoặc còn gọi là chiều dài chuỗi ký tự trong ô ta sẽ sử dụng hàm LEN. Công thức: =LEN(ô chứa chuỗi cần đếm). Hàm LEN có khả năng đếm tổng chữ cái, chữ số và khoảng trắng
Hàm FIND
Đôi khi bạn sẽ cần tìm một chuỗi ký tự nhỏ trong một chuỗi ký tự lớn. Tuy nhiên với các hàm trên thì không thể nào thực hiện được. Và lúc này bạn bắt buộc phải dụng hàm FIND có nghĩa là tìm kiếm. Công thức hàm: =FIND(“chuỗi con”, ô chứa chuỗi).
>>> Xem thêm: Các hàm đếm trong Excel và ý nghĩa – digitalfuture
Hàm TRA CỨU và THAM CHIẾU
Các hàm trong Excel không hề ít, nhưng về góc độ cơ bản chúng ta có: Hàm TRA CỨU và THAM CHIẾU. Trong nhóm hàm này là sự góp mặt của nhiều loại hàm khác nhau. Bao gồm:
Hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là một trong những hàm tra cứu và tham chiếu thường xuyên phải sử dụng đến. Hàm được dùng với mục đích tìm kiếm các giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng cơ sở dữ liệu. Đồng thời trả về trị trong cùng một hàng từ cột người dùng chỉ định.
Hàm MATCH
Công dụng của ham MATCH chính là việc trả về vị trí của giá trị trong một dải nhất định.
Hàm INDEX
Đối với hàm INDEX sẽ ít được sử dụng hơn sơ với các hàm tra cứu hàm tham chiếu còn lại. Hàm sẽ trả về một giá trị cụ thể trong một phạm vi tham chiếu hai chiều. Như vậy, hàm INDEX thực hiện nhiệm vụ khó hơn các hàm có cùng chức năng tham chiếu và tra cứu.
Hàm CHOOSE
Hàm CHOOSE là hàm cuối cùng nằm trong nhóm hàm tham chiếu và tra cứu. Hàm CHOOSE có vai trò trả về giá trị từ danh sách người dùng chỉ định. Điều này sẽ được thực hiện dựa trên vị trí được yêu cầu.
Kết luận: Như vậy chúng ta vừa tìm hiểu một các hàm trong Excel ở mức độ cơ bản và thường hay sử dụng. Điều này có nghĩa làm việc với Excel còn rất nhiều hàm khác nhau. Và để trở thành một cao thủ Excel bạn hãy luyện tập và thực hiện thường xuyên.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia các lớp đào tạo về Excel để sử dụng thành thạo và chuyên nghiệp hơn đối với công cụ hữu ích này. Thế nhưng việc tự tôi luyện là luôn luôn cần thiết.
>>> Xem thêm: Các hàm excel trong kế toán công nợ – digitalfuture
