Các hàm trong Excel giúp người dùng tính toán chính xác, nhanh chóng và nâng cao hiệu quả công việc. Một trong những hàm phổ biến chính là hàm IF. Hơn hết, hàm IF trong Excel còn thường xuyên được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy bạn đã biết gì về hàm IF cũng như cách sử dụng ra sao chưa?
Cú pháp hàm IF và cách dùng
Hàm IF được biết đến là hàm Logic. Hàm được dùng nhằm mục đích đánh giá một điều kiện nhất định. Đồng thời trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là TRUE. Và trả về một giá trị khác khi điều kiện đặt là FALSE. Vậy hàm IF có những cú pháp nào, ý nghĩa từng cú pháp ra sao?
IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Trong đó: logical_test là một giá trị hoặc biểu thức logic tương ứng với giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE; Value_if_true: Giá trị hàm hàm sẽ trả về khi biểu thức điều kiện cho giá trị TRUE; Value_if_false là giá trị hàm trả về khi điều kiện không được thỏa mãn.
Những điều cần nhớ về hàm IF trong Excel
Trên thực tế hai biến cuối của hàm IF không bắt buộc phải có. Thế nhưng giá trị có thể trả về là những kết quả không mong đợi. Chính vì thế bạn cần phải nắm rõ một vài điều về hàm IF trong Excel.
- Trong trường hợp value_if_true bị bỏ qua trong công thức IF, lúc này hàm sẽ trả về kết quả bằng 0. Điều này đúng khi điều kiện được đáp ứng. Nếu bạn không muốn hàm IF không thể hiện bất cứ điều kiện gì khi điều kiện thỏa mãn. Lúc này bạn hãy nhập 2 lần dấu nháy kép. Ví dụ: =If(B1>10,””,”Bad”).
- Khi bạn đặt dấu phẩy sau tham số value_if_true lúc này hàm IF sẽ trả về giá trị bằng 0.
- Trong trường hợp các công thức Excel có thể hiện lên các giá trị logic bao gồm TRUE hoặc FALSE. Bạn phải gõ TRUE trong ô tham số value_if_true. Và tại ô tham số value_if_false bạn điền là FALSE hoặc cũng có thể để trống.
- Còn nếu bạn muốn giá trị “TRUE” và “FALSE” là ký tự thì khi viết công thức hãy đặt chúng bên trong dấu ngoặc kép.
- Làm cho hàm IF hiển thị phép toán và trả về một kết quả: Để làm được điều này bạn hãy sử dụng các công thức số học hay các hàm trong Excel tại ô tham số value_if_true/value_if_false.
Cách sử dụng hàm IF trong Excel và các ví dụ
Bạn đã biết cách sử dụng hàm IF chưa? Nếu chưa hãy tham khảo thông tin và các ví dụ dưới đây.
Công thức ví dụ về hàm IF cho phép so sánh số học như: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng
Danh sách các loại toán tử logic được minh họa.
- Điều kiện lớn hơn ta có công thức: =IF(A2>5, “OK”,). Nếu ô A2 lớn hơn 5 thì sau khi thực hiện công thức sẽ trả về giá trị là “OK”. Trường hợp ngược lại thì trả về 0.
- Điều kiện nhỏ hơn, có công thức: =IF(A2<5, “OK”, “”). Cụ thể hơn: Tại ô A2 nhỏ hơn 5 thì kết quả trả về giá trị là “OK”. Trường hợp ngược lại thì sẽ trả về chuỗi ký tự rỗng.
- Điều kiện bằng, ta có công thức: =IF(A2=5, “OK”, “Wrong number”). Cụ thể: Tại ô ô A2 bằng 5 thì kết quả trả về giá trị là “OK”. Ở trường hợp ngược lại thì sẽ hiển thị “Wrong Number”.
- Điều kiện khác, có công thức: =IF(A2<>5, “Wrong number”, “OK”). Trong đó tại A2 khác 5 thì kết quả sẽ trả về giá trị là “Wrong Number”. Ở trường hợp ngược lại thì sẽ hiển thị “OK”.
- Điều kiện lớn hơn hoặc bằng, có công thức: =IF(A2>=5, “OK”, “Poor”).
- Điều kiện nhỏ hơn hoặc bằng có tạo được công thức: =IF(A2<=5, “OK”, “”).
Như vậy chúng ta vừa tìm hiểu được tất cả công thức toán tử logic. Vậy đối với công thức hàm cho ngày, tháng, năm thì có dạng như thế nào?
Ví dụ về công thức hàm IF cho ngày, tháng
Trên thực tế, hàm IF không thể phân biệt được ngày tháng. Cũng như diễn giải ngày tháng năm ra thành một chuỗi ký tự. Thế nên dù bằng mọi cách với hàm IF bạn cũng không thể nào diễn tả một biểu thức logic đơn giản về ngày tháng năm như. Đương nhiêu điều này thật dễ hiểu khi mà không có một công thức nào đúng.
Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là không thực hiện được. Bạn hoàn toàn có thể diễn giải, nhưng phải kết hợp với các hàm khác trong Excel. Xét ví dụ sau để thấy rõ hơn:
Ví dụ 1: Công thức hàm IF trong Excel cho ngày tháng với hàm DATEVALUE
Nếu bạn muốn một biểu thức logic có thể nhận diện được ngày tháng thì phải đặt nó trong một hàm khác. Và hàm chúng tôi sử dụng ở đây là hàm DATEVALUE: TIMEVALUE(“11/19/2014”)
Chúng ta sẽ có công thức cụ thể như sau: =IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”).’
Ví dụ 2: Công thức hàm IF với hàm TODAY()
Bên cạnh việc sử dụng hàm DATEVALUE bạn cũng có thể dùng hàm TODAY(). Từ đó chúng ta có công thức: =IF(C2<TODAY()“Completed”, “Coming soon”).
Ngoài ra, hàm IF còn có thể biểu thị nhiều công thức phức tạp hơn. Thế nhưng các trường hợp phức tạp chúng ta thường ít sử dụng đến. Nếu có thời gian bạn có thể tìm hiểu thêm.
Hàm IF trong Excel là hàm cơ bản thường xuyên. Thế nên bạn hãy ghi nhớ ngay những kiến thức mà chúng ta vừa tìm hiểu. Chắc chắn trong công việc, học tập sẽ có lúc bạn cần đến.
>>> Xem thêm: Hàm VLOOKUP là gì? – digitalfuture
>>> Xem thêm: Hàm SUMIF trong Excel – Cú pháp và cách sử dụng – digitalfuture
