Trong Excel các hàm đếm thường xuyên sử dụng đến, đối với tất cả chúng ta. Thế nhưng trên thực tế, không ít người vẫn còn bỡ ngỡ, mơ hồ khi sử sử dụng nhóm hàm đếm này.

Vậy bạn còn chờ đợi gì mà không update ngay cách sử dụng các hàm đếm trong Excel. Hơn hết nắm rõ cách sử dụng sẽ giúp công việc của bạn đạt hiệu quả cao hơn. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Digitalfuture nhé!

Các hàm đếm trong Excel và ý nghĩa

Làm việc với Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Hiệu quả công việc được nâng cao so với cách đếm dữ liệu thủ công. Đặc biệt, kết quả trả về là vô cùng chính xác bạn hoàn toàn có thể yên tâm. Các hàm đếm trong Excel khá đa dạng và mỗi loại mang một ý nghĩa khác nhau. 

Trên thực tế hàm đếm trong Excel có rất nhiều loại. Thế nhưng có những hàm sẽ ít được vận dụng, thậm chí là không sử dụng đến. Và trong bài viết, chúng ta sẽ đi tìm hiểu những hàm thường hay được sử dụng. Vậy đó là những hàm nào và ý nghĩa ra sao?

• COUNT: Hàm dùng để đếm các ô có chứa số 
• COUNTA: Hàm có vai trò đếm các ô không rỗng 
• COUNTBLANK: Hàm được sử dụng đếm các ô trống 
• COUNTIF: Hàm đếm theo một điều kiện 
• COUNTIFS: Hàm dùng đếm dữ liệu với nhiều điều kiện

Mỗi hàm khác nhau sẽ có cách sử dụng khác nhau. Tuy nhiên vì lâu ngày không dùng đến, hoặc chưa sử dụng thành thạo có thể bạn gặp nhiều lúng túng khi thực hiện. Tuy nhiên bạn đừng quá lo lắng, chúng ta hãy cùng nhau ôn lại cách sử dụng các hàm đếm trong Excel thường hay được sử dụng.

Cách sử dụng hàm COUNT, COUNTA

Đối với hàm COUNT có cú pháp hay công thức lá: =COUNT(value1, value2, …).  Trong hàm quy định value1, value2, … chính là các giá trị cần đếm ở dạng số. 

Đối với hàm COUNTA ta có công thức:: =COUNT(value1, value2, …). Trong công thức trên value1, value2, … là các giá trị cần đếm. 

Lưu ý: 

• Chúng ta cần biết rằng hàm COUNT chỉ đếm những đối số là thuộc dạng số, ngày tháng, hay các chữ thể hiện dưới dạng số. Riêng với những đối số là giá trị lỗi hoặc dưới dạng văn bản chữ không thể chuyển đổi thành số sẽ không đếm được.  
• Trong trường hợp đối số tham chiếu là mảng, khi đó hàm COUNT sẽ không đếm các ô rỗng, text, các giá trị logic, hoặc các giá trị lỗi mảng. 
• Nếu bạn cần đến các ô rỗng, text, các giá trị logic, hoặc các giá trị lỗi lúc này hàm COUNTA chính là sự lựa chọn chính xác.

>>> Xem thêm: Các hàm thời gian trong Excel – Hàm TIME – digitalfuture

Cách sử dụng hàm COUNTIF

Hàm có khả năng đếm số lượng các ô trong vùng và đã được thỏa một điều kiện cho trước. Công thức hay cú pháp: =COUNTIF(range, criteria). Trong đó bạn cần hiểu rằng: Range :vùng dữ liệu cần đếm, còn Criteria chính là điều kiện để đếm.

Trong quá trình đếm hàm COUNTIF sẽ không phân biệt điều kiện chữ hoa và chữ thường. Đồng thời bạn cũng có thể sử dụng các ký tự đại diện trong điều kiện. Ví dụ: dấu * đại diện cho nhiều ký tự và dấu ? đại diện cho 1 ký tự. 

Ví dụ minh họa: Hãy đếm tất cả các ô rỗng dưới bảng sau:

Cách thứ hiện: Tại ô bất kỳ bạn hãy gõ công thức =COUNTIF(E5:I9,””). Kết quả ngay sau đó nhận được là 2 ô.

Cách sử dụng hàm COUNTIFS

Hàm COUNTIFS cũng là một các hàm đếm trong Excel. Nhưng bạn cần lưu ý rằng, đây là hàm khác biệt với hàm COUNTIF chúng ta vừa tìm hiểu. Hàm COUNTIF đếm với điều kiện cụ thể, trong khi COUNTIFS đếm với nhiều điều kiện. Nếu bạn nhầm lẫn giữa hai hàm trong quá trình thực hiện sẽ không cho ra kết quả.

Công thức: =COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, …)

Trong đó: Range1, range2,… cho phép có thể có tối đa 127 dãy các ô để đếm;  Criteria1, criteria2…  cũng tương tự có thể tối đa 127 điều kiện để đếm. Tuy nhiên đối với  range1, range2… có thể ô chứa số, tên, text, mảng, hoặc đối với tham chiếu đến các ô rỗng, ô chứa số sẽ được bỏ qua.

Ngoài ra, đối với hàm COUNTIFS bạn cần lưu ý rằng mỗi một ô trong vùng dữ liệu cần đếm không phải lúc nào cũng được thực hiện. Thay vào đó, điều này chỉ được đảm bảo khi đáp ứng mọi điều kiện tương ứng kèm theo đều đúng.

Ví dụ minh họa cho hàm COUNTIFS

Dễ thấy rằng hàm COUNT, COUNTA, COUNTIF cách thực hiện khá đơn giản. Riêng hàm COUNTIFS có đôi chỗ phức tạp. Bởi vậy chúng ta hãy cùng lấy ví dụ minh họa cho hàm COUNTIFS. Chắc chắn rồi, qua đó bạn sẽ hiểu hơn về cách sử dụng các hàm đếm trong Excel. 

Ví dụ: Hãy đếm tất cả nhưng người có điểm môn toán đạt trên 6 và đếm số người đạt điểm môn hóa trên 9. Về cách sử dụng: Bạn hãy chọn ô bất kỳ và nhập đúng công thức của hàm COUNTIFS. 

Công thức: =COUNTIFS(G5:G9,”>6″,I5:I9,”>=9″)

Ngay sau khi nhập xong công thức, trên bảng tính sẽ hiện ra ngay kết quả là 3 ô. Qua đó, chúng ta thấy rằng, cách sử dụng hàm đếm trong Excel không hề khó. Điều quan trọng bạn phải luyện tập và thực hiện chính xác mọi thao tác.

Như vậy chúng ta vừa tìm hiểu cách sử dụng các hàm đếm trong Excel. Dễ thấy rằng đây đều là các hàm cơ bản thường hay sử dụng đến. Đặc biệt, không khó để thực hiện nếu bạn kiên trì, luyện tập và tinh ý một chút.

>>> Xem thêm: Các hàm excel trong kế toán công nợ – digitalfuture